Deelnamevoorwaarden

  1. Algemeen
  2. Aanmelden voor deelname
  3. Afmelden voor deelname en wijzigen van deelname
  4. Uw stand
  5. Inrichten en ontmantelen van uw stand
  6. Kwaliteit van kunstwerken
  7. Verkoop van geƫxposeerde werken
  8. Vermeldingen van namen van deelnemers en publicatie van afbeeldingen van werken
  9. Verzekering
  10. Kosten
  11. Overige bepalingen
  12. Suggesties en klachten
  13. Vrijwilligers

1. Algemeen

1a. De ADAF staat voor Annual Dutch Art Fair
1b. De ADAF biedt kunstenaars en designers een platform om kunstwerken en designobjecten aan een groot publiek te tonen, contacten met geïnteresseerden te leggen, en het werk tijdens en na de beurs aan bezoekers van de beurs te verkopen.
1c. In 2017 vindt de ADAF plaats op vrijdag 13 (17.00-22.00 uur), zaterdag 14 (11.00-17.30 uur) en zondag 15 oktober (11.00-17.30 uur) in het World Fashion Centre/Beursplaza, Koningin Wilhelminaplein 13, 1062 HH Amsterdam
1d. De ADAF was de afgelopen zes jaar in handen van het Nationaal Kunstplatform. Vanaf 1 januari 2017 wordt de ADAF georganiseerd door De Kunst Collega’s B.V. te Roermond (hierna ‘organisatie’). Eigenaar / directeur van De Kunst Collega’s B.V. is Raoul Locht, tevens ook voor het derde jaar de beursmanager van de ADAF.
1e. De kosten voor algemene zaken, o.a. zaalhuur, zaalverlichting, zaalverwarming, schoonmaak, beveiliging, het opstellen van de stands, promotie, management en beheer, verkoop van toegangskaarten, informatievoorzieningen voor bezoekers, etc., worden gedragen door de organisatie.
1f. Kunstenaars en designers die aan de ADAF willen deelnemen, en zich hiervoor hebben aangemeld (hierna ‘deelnemers’), accepteren deze deelnamevoorwaarden volledig en onvoorwaardelijk.


2. Aanmelden voor deelname

2a. Aanmelden kan met het aanmeldingsformulier op de website; geldige alternatieven zullen door de organisatie worden aangeboden.
2b. Aanmelden voor een gedeelde stand is alleen mogelijk vanaf standformaat 1 x 5 meter (bij twee kunstenaars). Beide kunstenaars dienen het aanmeldformulier in te vullen en beide kunstenaars zijn de inschrijfkosten verschuldigd.
2c. Een ballotagecommissie beoordeelt elke aanmelding primair op basis van de beantwoorde vragen die op het aanmeldingsformulier worden gesteld. De beoordeling kan tot acceptatie en afwijzing van de deelname leiden.
2d. Binnen tien werkdagen na aanmelding, wordt per e-mail gereageerd aangaande een acceptatie of afwijking van de aanmelding.
2e. Deelnemers krijgen bij een bevestiging van deelname verdere informatie over de details van deelname. In de aanlooptijd tot het plaatsvinden van de ADAF zal continue berichtgeving omtrent de deelname per e-mail worden toegezonden.
2f. Indien een aanmelding niet leidt tot acceptatie van de aanmelding en derhalve niet wordt omgezet in een bevestiging van deelname, zijn geen kosten verschuldigd aan de organisatie.
2g. De voor deelname aangeboden materialen en andere extra’s zijn beschikbaar voor zover de voorraad strekt, en voor zover de mogelijkheden het toelaten.
2h. Als een, bij de aanmelding bestelde, extra niet meer beschikbaar is, zal de organisatie dit zo snel mogelijk aangeven bij de deelnemer.


3. Afmelden voor deelname en wijzigen van deelname

3a. Afmelding voor deelname moet schriftelijk per e-mail (info@adaf.nl) gebeuren, tenzij de organisatie een geldig alternatief heeft aangeboden. Afmelding wordt in de regel binnen vijf werkdagen door de organisatie bevestigd.
3b. Bij afmelding binnen vijf werkdagen na aanmelding zijn er geen kosten verschuldigd.
3c. Bij afmelding tussen vijf werkdagen na aanmelding en acht weken (15 augustus) voor de eerste dag van de ADAF is 30% van de totale deelnamekosten verschuldigd.
3d. Bij afmelding vanaf acht weken (15 augustus) tot de dag van opbouw van de ADAF (vrijdag 13 oktober) zijn de volledige deelnamekosten verschuldigd.
3e. Wanneer een deelnemer, zonder zich af te melden, niet exposeert op een of beide dagen van de ADAF, zijn, ongeacht de reden, de volledige deelnamekosten verschuldigd.
3f. Uitbreidingen van de deelname kunnen door de deelnemer worden gewijzigd tot 30 dagen voor de ADAF. Vergroting van de stand is kosteloos (uitgezonderd de extra kosten voor de grotere stand).
3g. Inperkingen van de deelname kunnen door de deelnemer worden gewijzigd tot 30 dagen voor de ADAF, in overleg met de organisatie. Inperkingen worden enkel met goedkeuring van de organisatie geaccepteerd. Bij verkleining van de stand zijn € 45,- (excl. BTW) aan verwerkingskosten (o.a. bevestiging, administratie, aanpassing plattegrond en colofon) verschuldigd.
3h. Wijzigingen van de deelname moeten per e-mail aan info@adaf.nl worden aangegeven, tenzij de organisatie een geldig alternatief heeft aangeboden.
3i. Wijzigingen van de, bij aanmelding gekozen (optioneel), expositieplek is mogelijk. Echter, alleen voor zover er nog andere plaatsen beschikbaar zijn. Dit zal enkel geaccepteerd worden in overleg met de organisatie.


4. Uw stand

4a. Tegen betaling van € 95,- (excl. BTW) kunnen deelnemers opteren voor een A-locatie. De organisatie bepaalt de exacte locatie van de A-locatie. Indien hier niet voor gekozen wordt, dan bepaalt de organisatie eveneens de standplaats. Een A-locatie heeft een gunstige ligging: hetgeen betekent dat de stand uit meerdere richtingen (goed) zichtbaar is en/of aan het eind van een gangpad gesitueerd is en/of dicht bij entree van de hal ligt.
4b. Deelnemers kunnen tijdens de expositie in, en in de directe omgeving van, hun stand bezoekers te woord staan
4c. Deelnemers mogen folders, ansichtkaarten en/of visitekaartjes aan bezoekers afgeven.
4d. Folders, presentatieboeken, visitekaartjes, etc. mogen ook op een tafel bij de geëxposeerde werken neergelegd worden. Slechts 1 tafel per deelnemer is toegestaan. Deze tafel moet worden gehuurd via de organisatie. Eigen tafels mogen niet worden gebruikt.
4e. In de stand kan een stoel worden geplaatst. Eigen stoelen mogen niet worden gebruikt. Per stand is maximaal 1 stoel toegestaan, deze stoel krijgt u gedurende de ADAF van de organisatie.
4f. Schade, door de deelnemer veroorzaakt, bijvoorbeeld aan de expositiewanden en/of gehuurde materialen, kan door de organisatie op de betreffende kunstenaar of designer verhaald worden.
4g. Deelnemers die een stand hebben aan het einde van een rij mogen de buitenkant van hun stand ook gebruiken om een kunstwerk op te hangen tegen betaling van een vergoeding van € 45 (per strekkende meter wand). Deelnemers midden in een rij hebben die mogelijkheid namelijk niet.

5. Inrichten en ontmantelen van uw stand

5a. De kunstwerken en designobjecten dienen op de twee dagen voor de opening van de ADAF (donderdag 12 oktober tussen 12.00 en 20.00 uur of vrijdag 13 oktober tussen 9.00 en 16.00 uur), op de locatie (World Fashion Centre/Beursplaza in Amsterdam), binnen een door de organisatie aangegeven tijdsperiode te worden opgesteld. Opstelling buiten de aangegeven tijdsperiode kost € 70,- (excl. BTW).
5b. De organisatie heeft het recht om het exposeren van een of meer kunstwerken of designobjecten te weigeren. Zij verplicht zich er niet toe om haar beweegredenen kenbaar te maken.
5c. Niet verkochte kunstwerken of designobjecten moeten op zondag 15 oktober op de locatie van de ADAF tussen 17.30 en 19.00 uur worden meegenomen door de kunstenaar of designer. Afhalen buiten deze tijden op een eventuele afwijkende locatie kost € 70,- (excl. BTW). De organisatie kan niet verhaald worden op eventuele schades, die zijn ontstaan buiten de aangegeven ophaaltijden (zondag 15 oktober tussen 17.30 en 19.00 uur).
5d. Als een of meer kunstwerken of designobjecten niet op zondag 15 oktober worden opgehaald, zijn bewaarkosten verschuldigd. De eerste zeven kalenderdagen bedragen deze € 10,- (excl. BTW) per werk per etmaal. Daarna bedragen bewaarkosten € 5,- (excl. BTW) per werk per etmaal. Werken zullen tot drie maanden na de ADAF bewaard worden. Indien werken na deze tijdsperiode nog niet zijn opgehaald, zal het werk eigendom worden van de organisatie.
5e. Bij aflevering van de te exposeren werken en gedurende de inrichting van de expositieplek, mag de deelnemer zich laten assisteren. Ook bij het ophalen van de werken en bij de ontmanteling van de expositieplek is assistentie van de deelnemer toegestaan.
5f. Werken mogen niet boven elkaar gehangen en/of gezet worden en worden naast elkaar gehangen met minimaal 10 cm ruimte tussen de werken, dit omwille van de rust in presentatie en een professionele uitstraling. In elk geval wordt tweedimensionaal werk alleen hangend gepresenteerd.
5g. Werken en een eventuele stoel en/of tafel moeten te allen tijde binnen de afmetingen van de stand geplaatst en/of gehangen worden.
5h. In of aan de stand mogen geen posters en dergelijke, en geen naams- of websiteaanduidingen worden geplaatst, op een formaat groter dan 30 x 10 cm. Maximaal 1 poster of naamsaanduiding en dergelijke is toegestaan.
5i. Installaties kunnen slechts geëxposeerd worden als het opstellen maximaal 45 minuten vergt.
5j. Er mag onder geen enkel beding geboord, geschroefd, etc. worden in de muren van uw expositieplek.
5k. Alleen stickers die door de organisatie worden verstrekt, mogen op de wanden worden geplakt.

6. Kwaliteit van kunstwerken

6a. De deelnemer kan grotendeels zelf bepalen welke werken voor de expositie en verkoop worden ingebracht, er gelden geen beperkingen ten aanzien van stijl, gebruikte materialen en ouderdom. Er wordt van uitgegaan, dat al het geëxposeerde werk van hetzelfde niveau is of een hoger niveau heeft dan het geballoteerde werk. Wel gelden enige andere, hierna vastgelegde, bepalingen.
6b. De te exposeren werken moeten droog (verf, lijm, etc.) zijn en in de werken mogen geen scherpe voorwerpen, giftige, of anderszins gevaarlijke stoffen verwerkt zijn.
6c. De te exposeren werken moeten volledig tentoonstelling klaar zijn, dat wil zeggen, ingelijst (of opgespannen) en voorzien van een degelijk ophangsysteem of, in geval van een sculptuur, direct plaatsbaar.
6d. Formaten van de kunstwerken en designobjecten: werken mogen maximaal 200 cm hoog zijn en moeten in de breedte en diepte binnen de gehuurde expositieplek passen.

7. Verkoop van geƫxposeerde werken

7a. De geëxposeerde werken mogen te koop worden aangeboden en ter plekke, of later, worden verkocht.
7b. De deelnemer bepaalt zelf de verkoopprijs. Deze is inclusief BTW en wordt desgewenst op de sticker vermeld, die de deelnemer van de organisatie krijgt en die de deelnemer bij het werk kan plakken.
7c. Bij verkoop is geen commissie aan de organisatie verschuldigd.
7d. Als een geëxposeerd werk is verkocht, moet dat op of aan het werk kenbaar worden gemaakt, bij voorkeur met een rode sticker.
7e. Als de organisatie een verkoop realiseert, bij afwezigheid van de betreffende deelnemer, wordt € 30,- (excl. BTW) aan behandelingskosten in rekening gebracht.

8. Vermeldingen van namen van deelnemers en publicatie van afbeeldingen van werken

8a. De organisatie zal de namen van de deelnemers op de door haar gewenste wijze plaatsen en vermelden. Hieronder vallen onder andere een vermelding op de website van de ADAF, in de catalogus en op de plattegrond.
8b. Als er kosten zijn verbonden aan vermeldingen, worden deze expliciet aan de betreffende deelnemers bekend gemaakt, waarop de deelnemers de vrijheid hebben om hier wel of niet toestemming voor te geven.
8c. De namen van de deelnemers zullen ten minste in de catalogus, op de plattegrond, en op de website worden vermeld. Deze vermeldingen zijn inbegrepen in de inschrijfkosten.
8d. Deelnemers verlenen de organisatie het recht om foto’s van werken zonder enige vergoeding te gebruiken voor publicaties.

9. Verzekering

9a. Deelnemers kunnen ervoor kiezen om te exposeren werken te verzekeren. Deze verzekering is geldig vanaf het moment dat de stand is ingericht op donderdag 12 oktober tot het moment van de sluiting van de ADAF op zondag 15 oktober. Hiervoor dient op donderdag 12 of vrijdag 13 oktober een verzekeringsformulier volledig ingevuld ingeleverd te worden.
9b. De organisatie draagt geen aansprakelijkheid voor andere zaken dan de geëxposeerde kunstwerken of designobjecten die zijn verzekerd en slechts voor zover deze door de verzekering zijn gedekt.
9c. De polisvoorwaarden kunnen op aanvraag ingezien worden op vrijdag 13 oktober of in overleg op een ander moment.

10. Kosten

10a. Voor deelname aan de ADAF zijn kosten verschuldigd. Deze zijn op het aanmeldingsformulier vermeld.
10b. Nadat een aanmelding voor deelname is geaccepteerd, ontvangt de deelnemer een online-account. Op dit account kan o.a. de betalingswijze geselecteerd worden.
10c. De factuur voor deelname moet uiterlijk 1 juli 2017 zijn voldaan, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Voor aanmeldingen na 30 juni 2017 geldt een betalingstermijn van 14 dagen. In geval betaling niet tijdig plaatsvindt, is de organisatie gerechtigd de incasso uit handen te geven waarbij de kosten de deelnemer ten laste vallen.
10d. Indien een factuur niet tijdig wordt voldaan, heeft de organisatie het recht de incasso, na tenminste een herinnering gestuurd te hebben, uit handen te geven.
10e. Deelnemer is een borg van € 50,- (incl. BTW) verschuldigd voor het gebruik van de gehuurde materialen. De borg moet op de dag van inrichting van de stand contant worden voldaan. Bij teruggave van alle gehuurde, onbeschadigde materialen op zondag na afloop van de beurs, zal de volledige borg contant worden teruggegeven.

11. Overige voorwaarden

11a. De organisatie en de door haar ingeschakelde derden zijn niet aansprakelijk voor enige schade, direct en/of indirect, die voortvloeit uit, of op enige andere wijze verband houdt met, de opzet, verzorging en uitvoering van de ADAF. Indien werken door de organisatie worden beschadigd, wordt de schade vergoedt voor zover deze door de verzekering wordt gedekt.
11b. Ondanks de zorg die de organisatie aan het beheer van haar website(s) en de opzet, verzorging en uitvoering van de ADAF besteedt, is het mogelijk dat de verstrekte en/of weergegeven informatie onvolledig of onjuist is. Druk-, spel-, zet- of andere vergelijkbare fouten in het door de organisatie openbaar gemaakte materiaal, van welke aard dan ook, kunnen de organisatie niet worden tegengeworpen en kunnen op geen enkele wijze een verplichting van de organisatie inhouden.
11c. De organisatie behoudt zich het recht voor om de ADAF, zonder voorafgaande kennisgeving, af te gelasten of uit te stellen, zonder dat zij op enige wijze tot schadevergoeding gehouden is jegens de deelnemers of derden. Bij afgelasting worden alle betaalde kosten binnen 14 dagen, onder aftrek van 10% kosten, terugbetaald.
11d. De organisatie behoudt zich het recht voor om een deelnemer van deelname uit te sluiten als de betreffende deelnemer op enige wijze in strijd handelt met deze deelnamevoorwaarden, of naar het oordeel van de organisatie op ernstige wijze aanstootgevend is met gedrag, met de te exposeren werken of anderszins. Ook wanneer wordt gehandeld in strijd met de geest van de deelnamevoorwaarden, kan uitsluiting van deelname volgen.
11e. De in deze deelnamevoorwaarden vastgelegde bepalingen kunnen op elk moment, zonder nadere aankondiging, aangepast worden. Voor aanpassing gemaakte afspraken blijven van kracht bij de relatie met de deelnemers die voor de datum van aanpassing zijn geaccepteerd voor deelname.
11f. In onvoorziene gevallen zal door de organisatie naar redelijkheid worden geoordeeld en gehandeld. In gevallen van meningsgeschillen over de interpretatie van hetgeen in deze voorwaarden is vastgelegd, is het oordeel van de organisatie bepalend.
11g. Op deze deelnamevoorwaarden is het Nederlandse recht van toepassing.

12. Suggesties en klachten

12a. De organisatie streeft voortdurend naar verbetering van alle aspecten van de beurs en optimalisering van de dienstverlening aan de exposerende kunstenaars en bezoekers. Suggesties voor verbetering van de dienstverlening door aan de beurs deelnemende kunstenaars worden zeer op prijs gesteld en suggesties die leiden tot rendementsverbetering, meer bezoekers of lagere kosten, bijvoorbeeld door betere inkoop of minder personele lasten, worden bij uitvoering beloond met een deel van het voordeel.

12b. Ondanks de grote zorg die besteed wordt aan het nakomen van gemaakte afspraken, kan het voorkomen dat de organisatie een steek(je) laat vallen. Schriftelijk kenbaar gemaakte klachten worden tot 2 weken na de beurs in behandeling genomen. In alle gevallen wordt binnen enkele dagen tot maximaal 1 week op een klacht gereageerd.
12c. Nimmer zijn personen aansprakelijk voor handelen van de organisatie. Ingeval van meningsverschillen, klachten en andere zaken die actueel kunnen zijn, moet de juridische entiteit waar binnen de organisatie valt, aangesproken worden.
12d. De aansprakelijkheid is in alle gevallen beperkt tot de som van de deelnamekosten.
12e. De Organisatie is niet aansprakelijk voor welke schade dan ook aan kunstwerken, op welk moment dan ook: niet tijdens de expositie, niet bij opslag en niet tijdens transport en evenmin op weg naar of op weg van de beurs. Voor schade aan en diefstal van de geëxposeerde kunstwerken kan een verzekering worden afgesloten.

13. Vrijwilligers

13a. De Annual Dutch Art Fair kan alleen plaatsvinden dankzij de inzet van medewerkers en de hulp van vrijwilligers. Als u de organisatie wilt helpen bij de uitvoering van kunstbeurzen, kunt u dat aangeven in een kort mailtje dat u stuurt naar info@adaf.nl, met als onderwerp 'hulp bij beurzen'.